Copilot i Microsoft 365 er ikke ChatGPT med ny logo. Den leser innboksen din, filene i OneDrive og SharePoint, kalenderen og Teams-samtalene for å svare deg. Det gjør den nyttig, og derfor bør du vite hva som skjer med det du skriver.
Den korte versjonen: Copilot for jobb kjører innenfor det Microsoft kaller organisasjonens datagrense. Det du ber om, og det Copilot henter for å svare, brukes ikke til å trene Microsofts modeller. Men «trener ikke på det» er ikke det samme som «ingen kan se det». Arbeidsgiveren din har mer innsyn enn du kanskje tror, og det finnes en gratisversjon av Copilot som spiller etter helt andre regler.
La oss ta det praktisk, funksjon for funksjon, og ende med en kort liste over hva du faktisk ikke bør lime inn.
To Copiloter som er lette å blande sammen
Vi begynner med skillet mellom de to versjonene, fordi resten bygger på det.
Microsoft 365 Copilot er den betalte versjonen arbeidsgiver kjøper inn (rundt 30 dollar per bruker i måneden). Den er koblet til jobbkontoen din, holder data innenfor virksomhetens Microsoft 365-leietaker og er dekket av Microsofts forpliktelser om at bedriftsdata ikke brukes til modelltrening.
Copilot Chat (den gratis knappen mange ser i nettleseren eller i Windows, tidligere Bing Chat Enterprise) er en annen sak. Med jobbkonto får du et visst databeskyttelsesnivå. Bruker du en privat Microsoft-konto, eller ikke er logget inn i det hele tatt, havner du i en forbrukertjeneste der samtalene dine kan brukes til å forbedre produktene, med mindre du skrur det av.
Ser du et lite skjold-ikon eller teksten om at «dataene dine er beskyttet» øverst i Copilot-vinduet, er du sannsynligvis i en beskyttet, innlogget økt. Mangler den, er du i forbrukersonen. Dette prinsippet gjelder egentlig all AI på jobb. Vi har skrevet mer generelt om hva som lagres av dataene dine når du bruker ChatGPT, og mye av logikken er den samme.
Copilot i Word leser hele dokumentet
Når du ber Copilot om å oppsummere eller skrive om i Word, sender den innholdet i dokumentet til modellen for å kunne svare. Selve teksten din blir altså behandlet av modellen.
Det som teller for personvernet: teksten lagres ikke som permanent treningsdata, og prompten din pluss svaret lagres i din egen aktivitetshistorikk. Copilot arver også tilgangsrettighetene dine. Ber du den finne informasjon på tvers av filer, kan den bare hente det du selv allerede har tilgang til. Den bryter ikke opp tilgangsstyringen i bedriften.
Baksiden er at hvis tilganger er satt for slapt i utgangspunktet, for eksempel en SharePoint-mappe «alle i firmaet» ved en feil har lesetilgang til, gjør Copilot det plutselig veldig lett å grave det frem. Copilot synliggjør dermed svakheter i tilgangsstyringen som fantes fra før.
Copilot i Outlook: utkast, sammendrag og en logg
I Outlook hjelper Copilot med å skrive e-poster, oppsummere lange tråder og foreslå svar. For å gjøre det leser den innholdet i e-postene som er involvert.
Interaksjonene dine med Copilot lagres i postboksen din, i en skjult mappe knyttet til kontoen. Det betyr at de er en del av bedriftens data på lik linje med resten av e-posten din. E-post og Copilot-aktivitet kan også omfattes av bedriftens innsynsrutiner og av eventuelle rettslige krav om utlevering. Skriver du noe til Copilot i en jobbkontekst, blir det behandlet som en del av bedriftens dokumentasjon.
Copilot i Teams: møter blir til søkbar tekst
I Teams er det mer å passe på. Copilot i Teams kan oppsummere møter, trekke ut oppgaver og svare på «hva ble bestemt om budsjettet?» i etterkant. For at det skal fungere, må møtet transkriberes.
Transkripsjonen gjør svarene mulige, og den er samtidig den største risikoen. Alt som blir sagt, blir til tekst som kan søkes i, kopieres og deles. En bisetning du mente muntlig og uforpliktende, blir stående som skriftlig tekst. Vi har skrevet en egen guide om å transkribere og oppsummere møter med AI, men det personvernmessige er verdt å gjenta:
- Deltakere skal varsles når et møte tas opp eller transkriberes. I Teams får de en tydelig melding, men praksis rundt samtykke varierer, og etter norske regler og god folkeskikk bør du si fra muntlig også.
- Copilot kan svare på spørsmål om møtet i en periode etterpå selv uten lagret opptak, fordi den holder transkripsjonen tilgjengelig en stund. Sjekk hvordan din bedrift har satt dette opp.
- Sensitive personopplysninger som nevnes i et møte (helse, oppsigelser, konflikter) ender i transkripsjonen. Personvernrisikoen ligger ofte her, langt mer enn i selve chat-prompten.
Hva kan arbeidsgiver faktisk hente ut?
Svaret på dette spørsmålet er mer nyansert enn både «ingenting» og «alt».
IT-administratorer har verktøy som gir betydelig innsyn. Gjennom Microsoft Purview kan bedriften søke i og hente ut Copilot-interaksjoner på lik linje med e-post og chat, typisk i forbindelse med sikkerhet, etterlevelse eller en personalsak. Copilot-prompts og -svar lagres på en måte som gjør dem søkbare i disse verktøyene.
Det betyr ikke at sjefen din sitter og leser Copilot-loggen din over morgenkaffen. Slikt innsyn skal være regulert, begrunnet og som regel forankret hos ledelse eller personvernombud. I Norge stiller arbeidsmiljøloven og personopplysningsloven krav til at innsyn i ansattes kommunikasjon er saklig begrunnet og forholdsmessig. Muligheten for slikt innsyn finnes likevel.
Sjekk før du stoler på Copilot på jobb
Steg 1: Bekreft versjonen.
Er dette Microsoft 365 Copilot (betalt, jobbkonto) eller gratis Copilot Chat? Se etter beskyttelsesmerket i vinduet.
Steg 2: Spør IT eller personvernombud.
Har bedriften en policy for Copilot? Hvor lenge lagres interaksjoner? Er transkripsjon av møter slått på som standard?
Steg 3: Anta at det lagres.
Skriv til Copilot som om en kollega en dag kan komme til å lese det. For det aller meste er det helt greit, og for resten kan du se listen under.
Hva du ikke bør lime inn
Selv i den beskyttede jobbversjonen finnes det ting som ikke hører hjemme i en Copilot-prompt. Grunnen er at de blir lagret, søkbare og potensielt tilgjengelige for innsyn, uansett hvor godt Microsoft passer på dem.
- Passord, tilgangsnøkler og engangskoder. Aldri. Copilot er ikke en passordboks, og alt du limer inn kan hentes frem senere.
- Sensitive personopplysninger om andre. Helseopplysninger, opplysninger om en kollegas oppsigelse, en klients diagnose. Har du ikke behandlingsgrunnlag for å samle det på denne måten, bør du la det være.
- Fullstendige personnummer og kontonumre med mindre oppgaven faktisk krever det og bedriften har godkjent bruken.
- Fortrolige forretningshemmeligheter fra tredjepart du er bundet av taushetsavtale om, med mindre du vet at Copilot-oppsettet oppfyller avtalens krav.
- Alt du ville nølt med å sende på e-post. Den enkleste tommelfingerregelen. Copilot-loggen har omtrent samme innsynsrisiko som innboksen din.
Og en egen advarsel for gratisversjonen: bruker du Copilot Chat uten jobbkonto, bør du være ekstra varsom. Da bør du behandle det som en offentlig tjeneste og aldri lime inn noe som helst arbeidsrelatert som er fortrolig.
Betalt Copilot mot gratis Copilot Chat
| Spørsmål | Microsoft 365 Copilot (betalt) | Copilot Chat (gratis) |
|---|---|---|
| Brukes data til trening? Tryggest | Nei, dekket av bedriftsforpliktelser | Kan brukes hvis du ikke er innlogget med jobbkonto |
| Ser den jobbfilene dine? | Ja, dine egne, med dine tilganger | Nei, jobber uten din data |
| Kan arbeidsgiver hente ut logg? | Ja, via Purview | Begrenset / ikke på samme måte |
| Egnet for fortrolig innhold? | Ja, innenfor policy | Nei |
Det ansvaret du faktisk har
Copilot flytter ikke ansvaret bort fra deg. Limer du inn en kundes helseopplysninger i en prompt uten grunnlag, er det fortsatt din og bedriftens behandling av personopplysninger, uansett hvor godt Microsoft sikrer serverne. Verktøyet er trygt oppsatt for de fleste vanlige oppgaver, men du må selv bruke skjønn.
Vi mener du kan bruke Copilot uten frykt, men med litt sunn fornuft. Bruk den til å skrive utkast, rydde i innboksen og fange opp hva som ble sagt i møtet. Der sparer den deg for tid. Bare hold de fem punktene over utenfor, og sjekk hvilken versjon du sitter i. Vil du sette dette inn i en større sammenheng, har vi samlet mer om AI på jobben og om å få AI til å lese og forklare avtaler trygt.
Kan kollegaene mine se hva jeg spør Copilot om?
Ikke i det daglige. Copilot-interaksjonene dine er knyttet til din egen konto og postboks. Men IT-administratorer og en godkjent innsynsprosess kan hente dem ut, akkurat som med e-posten din.
Sletter Copilot det jeg skriver?
Interaksjonene lagres etter bedriftens oppbevaringsregler, som varierer. Noen sletter etter en periode, andre beholder lenge. Spør IT hvis du vil vite det nøyaktige svaret for din arbeidsplass.
Er det trygt å oppsummere møter med Copilot?
For vanlige arbeidsmøter, ja. Vær forsiktig når møtet handler om personalsaker, helse eller andre sensitive tema, for da havner alt som sies i en søkbar transkripsjon.
Se også vår oversikt over hvilke AI-verktøy som trener på dataene dine, der Copilot er ett av verktøyene vi har sjekket vilkårene til.
